W naszym kraju za monitorowanie stosowania przepisów o ochronie danych osobowych odpowiada publiczny organ nadzorczy – Urząd Ochrony Danych Osobowych. Każdego tygodnia na stronie UODO pojawiają się nowe informacje, wytyczne, wzory dokumentów, które wpływają na bezpieczeństwo danych osobowych.

Zapraszamy do cotygodniowego przeglądu aktualności Urzędu Ochrony Danych Osobowych:

Ochrona danych osobowych podczas wakacji

Wakacje to dla wielu z nas czas odpoczynku i relaksu. Bardzo łatwo wtedy stracić kontrolę nad dostępem do naszych danych osobowych. Urząd Ochrony Danych Osobowych przypomina, żeby w czasie wakacji nie zapominać o świadomym udostępnianiu własnych danych osobowych. Pozwoli to uniknąć konsekwencji wynikających z niezgodnego z prawem wykorzystania naszych danych osobowych. Najczęstszym, niezgodnym z prawem, wymogiem w dalszym ciągu jest zostawianie swojego dowodu tożsamości w zamian za możliwość wypożyczenia sprzętu wodnego. W bardzo łatwy sposób narażamy się na bezprawne wykorzystanie informacji o nas. Żyjemy w czasach, w których dostęp do urządzeń kopiujących lub skanujących dokumenty jest powszechny. Wystarczy chwila nieuwagi i nasze dane osobowe mogą zostać wykorzystane, np. wzięcie pożyczki lub wypożyczenie drogiego sprzętu.

Urząd Ochrony Danych Osobowych przypomina, że zgodnie z prawem, nikt nie może wymagać od nas pozostawienia dokumentu tożsamości w zamian za wypożyczenie sprzętu. Urząd przypomina także, że dokumentem mogą posługiwać się tylko osoby, którym został on wydany. Prawo zatrzymywania i przetwarzania znajdujących się w dokumencie danych osobowych posiadają wyłącznie instytucje określone w przepisach prawa. Zatrzymywanie dokumentów będzie stanowić nie tylko naruszenie krajowych przepisów, ale także zasad, które określone zostały w RODO. Będą to zasady zgodności z prawem, ograniczenia celu oraz adekwatności. Co możemy zrobić by uchronić się przed negatywnymi skutkami dostępu do naszych danych? Przede wszystkim nie pozostawiajmy bez nadzoru dokumentu tożsamości czy jego kserokopii. Jeśli przedsiębiorca upiera się, że informacje z naszego dokumentu wymagane są w celu zabezpieczenie dochodzenia ewentualnych roszczeń, uzgodnijmy z nim, które dane i w jakim celu zostaną mu udostępnione. Do ustalenia tożsamości osoby, wystarczające jest podanie imienia i nazwiska oraz numeru PESEL. Możemy więc razem z nim sporządzić notatkę i okazując dowód spisać tylko te dane. Pamiętajmy, aby zastrzec, że przy rozliczeniu się ze zwróconego sprzętu chcemy otrzymać z powrotem także formularz lub notatkę z naszymi danymi lub domagajmy się ich usunięcia. Podobnie możemy postąpić, podczas meldowania się w hotelu czy pensjonacie. Nie pozwólmy by pracownik recepcji zatrzymał lub skopiował dokument tożsamości. Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazuje, że pracownik recepcji może jedynie poprosić nas o przedstawienie dokumentu w celu ustalenia naszej tożsamości.

Uważajmy także na nieuczciwe praktyki firm marketingowych. Okazji by pozyskać od nas dane osobowe w zamian za określoną rzecz lub czynność jest coraz więcej. Przykładem może tu być bilet na koncert lub darmowy upominek, gdy np. wypełnimy formularz i wyrazimy zgodę na przetwarzanie naszych danych w celach marketingowych. Łatwo może okazać się, że wyrażona zgoda obejmowała także, udostępnienie naszych danych niezliczonej ilości partnerów danej firmy. Po powrocie z wakacji zastanawiamy się, skąd ten nagły wzrost ilości telefonów i wiadomości.

Na koniec zachowajmy także czujność gdy ktoś z nas lub naszych bliskich zainteresowany jest skorzystaniem z oferty pracy tymczasowej, np. przy zbiorze owoców lub gastronomii. Niestety wśród prawdziwych ogłoszeń zdarzają się także te fałszywe, których jedynym celem jest wyłudzenie naszych danych osobowych. Szczególną ostrożność powinny budzić te ogłoszenia, w których potencjalny pracodawca wymaga, abyśmy podczas procesu rekrutacji oprócz podstawowych danych o sobie i danych kontaktowych, podali także numer PESEL, czy zrobili skan dokumentu. Równie ostrożnie powinniśmy być, gdy na etapie rekrutacji zostaniemy poproszeni o wypełnienie dodatkowego formularza w internecie, którego link może zawierać złośliwe oprogramowanie. Urząd Ochrony Danych Osobowych przypomina, że po ostatniej aktualizacji Kodeksu Pracy do stosowania przepisów RODO, w celach rekrutacyjnych pracodawca uprawniony jest do pozyskiwania tylko takich danych jak: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawcy bez uprawnień do samodzielnego badania alkomatem

Niedawna nowelizacja Kodeksu Pracy spowodowała, że do Urzędu Ochrony danych Osobowych zaczęły napływać liczne zapytania dotyczące możliwości samodzielnej kontroli stanu trzeźwości pracowników przez pracodawców. Dodany do Kodeksu Pracy art. 221b określa, że tzw. dane szczególnej kategorii, w tym dane o zdrowiu, pracodawca może przetwarzać, gdy pracownik, bądź kandydat do pracy wyrazi na to zgodę i z własnej inicjatywy przekaże te dane. W opinii UODO wiedza o tym, czy ktoś jest nietrzeźwy jest jak najbardziej informacją o stanie zdrowia, jednakże przywołany przepis nie ma związku z badaniem pracowników alkomatem przez pracodawcę.
Urząd wskazał, że zasady i okoliczności, w których można przeprowadzić takie badanie, określone zostały w art. 17 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Zgodnie z przywołanym przepisem, stan trzeźwości pracownika można sprawdzić, gdy jednocześnie spełnione są oba warunki:

  1. badanie odbywa się na żądanie kierownika zakładu pracy, osoby przez niego upoważnionej lub pracownika, co do którego zachodzi uzasadnione podejrzenie, że spożywał alkohol w czasie pracy lub stawił się do niej w stanie po użyciu alkoholu,
  2. badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (np. policja), zaś zabiegu pobrania krwi dokonuje osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje zawodowe, co ma zapewnić wiarygodność wyniku badania.

Urząd podkreśla, że zgodnie z przepisami tej ustawy, kierownik zakładu lub osoba przez niego upoważniona mają obowiązek niedopuszczenia do pracy osoby, wobec której zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stawiła się ona do pracy w stanie po spożyciu alkoholu albo spożywała alkohol w czasie wykonywania obowiązków służbowych. W takiej sytuacji nie jest wymagane wzywanie policji, by zbadała alkomatem pracownika. Samo uzasadnione podejrzenie, że dana osoba jest pod wpływem alkoholu jest stosowne, by nie dopuścić jej do pracy. W tych okolicznościach badanie alkomatem może odbyć się na wniosek pracownika, np. w odpowiedzi na zarzut, że jest pod wpływem alkoholu.
Brzmienie art. 17 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi wyklucza więc wyrywkowe czy prewencyjne badania pracowników alkomatem. W opinii Urzędu w obecnym stanie prawnym pracodawcy nie mogą samodzielnie prowadzić kontroli stanu trzeźwości pracowników. Według UODO badania alkomatem nie możemy traktować jako:

  • formy monitorowania pracy pracowników, o której mowa w art. 223 § 4 Kodeksu pracy;
  • działania niezbędnego dla zapewnienia ogółowi pracowników bezpiecznych lub higienicznych warunków pracy;
  • usprawiedliwionego ze względu na uzasadniony interes pracodawcy.

Urząd wskazuje równocześnie, że jeżeli w określonych zawodach lub branżach potrzebne jest umożliwienie pracodawcom samodzielne prowadzenie takich kontroli, w tym wyrywkowym, to organizacje zrzeszające pracodawców powinny zainicjować stosowne działania zmierzające w celu zmiany legislacji. Jeśli do tego dojdzie, Urząd będzie nadzorował postępy w tej inicjatywie, tak by zapewnić prawo do prywatności i godność pracownika.